Pokojowy Patrol na Najpiękniejszej Domówce Świata, fot. Lucyna Lewandowska

Wyzwania Pokojowego Patrolu na Najpiękniejszej Domówce Świata

01 sierpnia 2020

W ekipie Pokojowego Patrolu słynne jest powiedzenie “rzeczy niemożliwe robimy od ręki, na cuda trzeba chwilę poczekać”. Gdy Fundacja WOŚP ogłosiła z końcem kwietnia, że 26. edycja Pol’and’Rock Festival nie odbędzie się w tym roku w standardowej formie, cała społeczność zrzeszona wokół wydarzenia jęknęła z zawodu. Jednocześnie podana została informacja o przeniesieniu festiwalu do Internetu, na co wolontariusze Pokojowego Patrolu zareagowali gromkim “Jak możemy pomóc?”.

Zawód wolontariuszy Pokojowego Patrolu musiał jednak chwilę trwać. Co roku przybywa ich na festiwal ponad tysiąc, aby dbać o bezpieczeństwo i dobrą zabawę kilkuset tysięcy uczestników. W skład tej służby wchodzi grupa Centrum Prasowe, odpowiadająca za komunikację o festiwalu na cały świat. Kolejne 350 osób to zabezpieczenie medyczne, czyli Medyczny Patrol. Dla członków Pokojowego Patrolu festiwal to nie tylko wolontariackie obowiązki, ale przede wszystkim spotkanie z przyjaciółmi, często widzianymi jedynie przez te kilka dni w roku. Decyzja o przeniesieniu Pol’and’Rock Festivalu do Internetu oznaczała, że spotkają się w znacznie mniejszym gronie.

Pokojowy Patrol, fot. Lucyna Lewandowska

Zanim wolontariusz Pokojowego Patrolu przyjedzie na P’n’R, udaje się do ośrodka szkoleniowego Szadowo-Młyn, gdzie przez weekend Fundacja WOŚP uczy pierwszej pomocy, podstawowych zasad pracy na imprezach masowych oraz komunikacji i działania w grupie. Za cel szkoleń organizatorzy postawili sobie zapadające w pamięć doświadczenie. “Chodzi o to, żeby każdy się tam dobrze bawił, wyniósł wiedzę, a przede wszystkim nie nudził się z nami przez weekend, bo jak mamy robić nudne szkolenia, to lepiej ich nie robić.” - mówi Marcin Garczyński, koordynator wolontariuszy w Fundacji WOŚP. Pandemia wymusiła przerwanie szkoleń już pod koniec lutego, a w związku z przeniesieniem festiwalu do Internetu organizatorzy stanęli przed wieloma wyzwaniami, w tym - jak zaangażować Pokojowy Patrol, aby zaoferować wolontariuszom ciekawe doświadczenia i dobrą zabawę.

Skonstruowanie ekipy patrolowej na Najpiękniejszą Domówkę Świata było wyzwaniem, bo ze względu na ograniczenia spowodowane przez pandemię musieliśmy maksymalnie ograniczyć liczbę osób na wydarzeniu. Zwykle pracujemy w dużym zespole, znacznie ponad tysiąca osób, a tutaj cała ekipa, łącznie z osobami pracującymi zdalnie, liczy nieco ponad 250 osób. To grupy lotne, Centrum Prasowe, patrolowcy pracujący przy obsłudze Akademii Sztuk Przepięknych oraz Dużej Sceny, a także pełniący funkcję informacyjną na wydarzeniu.

Marcin Garczyński, koordynator wolontariuszy/Fundacja WOŚP

Przy tak wąskiej ekipie, dopasowanie zadań i odpowiedzialności musiało być idealne, a w tym planie należało wytrwać do końca. Każda zmiana w gotowości wiązała się szeregiem dodatkowych działań. Zapraszając Patrolowców do zaangażowania w Domówkę, WOŚP naciskał na zadbanie o swoje bezpieczeństwo i w razie jakichkolwiek niedyspozycji, zachęcał do przełożenia wspólnego spotkania w pełnej ekipie na kolejny rok. Potrzebne były osoby w pełni sił, gotowe dać swoje sto procent.

Pokojowy Patrol, fot. Lucyna Lewandowska

Domówka od początku zapowiadała się na dużo dłuższe zaangażowanie. Transmisja trwa cały czas, więc bez przerwy ktoś jest w pracy. Festiwal również żyje całą dobę, ale z uwagi na to, że było nas więcej, mieliśmy większą rotację i zmęczenie mniej dawało się we znaki. Tutaj jest ono bardzo dotkliwe, bo zmiany są 7-8 godzinne, ale patrolowcy po zakończeniu pracy są tutaj z nami, bawią się pod sceną, więc można powiedzieć, że są na nogach przez większość doby. Ale jestem przekonany, że dadzą sobie radę i zrobimy tę imprezę tak, jak zawsze, czyli przede wszystkim bezpiecznie

Marcin Garczyński, koordynator wolontariuszy/Fundacja WOŚP

Pokojowy Patrol / fot. Lucyna Lewandowska

Kluczem do zadbania o bezpieczeństwo uczestników i wolontariuszy jest dla Fundacji WOŚP komunikacja. Jeszcze przed decyzją o zaangażowaniu patrolowcy dostali jasne informacje o tym, jak będą działać i z jakim ryzykiem się to wiąże, a także w jaki sposób WOŚP zadba o ich bezpieczeństwo. Powstały procedury kontroli uczestników przez pomiar temperatury oraz wypełnienie szczegółowej ankiety medycznej, a w przypadku osoby z objawami koronawirusa Medyczny Patrol ma przeprowadzić szczegółową weryfikację i w razie potrzeby - powiadomić odpowiednie służby. Dzięki temu, że wolontariusze są poinformowani, czują się bezpiecznie i wiedzą, że nic tutaj nie zostało pozostawione przypadkowi.

A skoro o komunikacji mowa, to warto wspomnieć o wyzwaniu, przed którym stanęła grupa Centrum Prasowego. Zaangażowani w nią wolontariusze odpowiadają za kontakty z mediami oraz kompleksową komunikację z uczestnikami wydarzeń organizowanych przez Fundację WOŚP. Gdy festiwal trwa w Kostrzynie, biegają po festiwalowym polu, relacjonując ludzi-dinozaury, wioski i obozy zbudowane przez uczestników czy zabawy przygotowane przez partnerów. Organizują konferencje prasowe i dbają o komfort pracy dziennikarzy. W tej edycji Pol’and’Rock’a, ze względu na ograniczenia spowodowane pandemią, niemal cała festiwalowa społeczność - zarówno uczestników, jak i dziennikarzy - przeniosła się do Internetu, a razem z tym przejściem wzrosła presja do jak najlepszego zrelacjonowania festiwalowych wydarzeń. W końcu znacznie mniej osób może je zobaczyć osobiście.

Internetowa forma wymusiła rozbudowanie ekipy do ponad stu osób, z czego jedna trzecia pracuje zdalnie ze swoich domów, nie tylko w Polsce, ale i za granicą. Oprócz komunikacji na standardowych kanałach, jak Facebook, Instagram, Twitter, Youtube, polandrockowe radio, strona internetowa i newslettery, działania rozszerzono o aktywność na Twitch’u (transmisja wideo) i Discordzie (festiwalowe pole wspierane przez Mastercard), gdzie również gromadzi się polandrockowa publiczność.

Centrum Prasowe, fot. Lucyna Lewandowska

Jak zapanować nad dobrą organizacją pracy tak dużego, częściowo zdalnego zespołu? Opowiada Alicja Karbowska - liderka wolontariuszy Centrum Prasowego.

Zaczęliśmy od połączenia grup Redakcji Internetowej i Biura Prasowego - część zadań mocno się zazębia, więc zyskaliśmy tu znaczną optymalizację. W ramach grupy utworzyliśmy mniejsze zespoły z teamliderami odpowiedzialnymi za podział zadań i dbanie o ludzi, tak aby praca była najbardziej komfortowa. Nie dość, że kanałów jest więcej, to wykonujemy w nich bardzo różne zadania. Mamy zespół odpowiedzialny za zdjęcia - ich wykonywanie i obróbkę pod każde medium, osoby wyszukujące ciekawostki na transmisję dla Jurka, prowadzących i do naszych komunikatów, samych prowadzących nocną transmisję i festiwalowe radio, zespoły piszące teksty postów, artykułów, mailingów, informacji prasowych oraz sztab ludzi moderujących komentarze i odpowiadających na wiadomości w każdym zakątku Internetu, gdzie jest o nas mowa.

Alicja Karbowska, liderka wolontariuszy Centrum Prasowego

Obsługa tak wielu miejsc, które, tak jak festiwal, żyją i działają całą dobę, wymaga wielu rąk i głów gotowych odpowiedzieć na każde pytanie, gotowych zareagować na każdą wzmiankę. Zespół Centrum Prasowego radzi sobie z tym doskonale, utrzymując na internetowym festiwalu atmosferę miłości i przyjaźni.

Bycie częścią Pokojowego Patrolu w trakcie tak dużego wydarzenia jak Najpiękniejsza Domówka Świata to ogromna odpowiedzialność, dlatego koniecznością jest zadbanie o komfort wolontariuszy. Jednym z najważniejszych aspektów jest w tym przypadku zapewnienie komfortowych noclegów, co udało się zrealizować dzięki współpracy z KaZou Residence. Kolejnym z udogodnień jest możliwość przejazdów z Flixbusem, na które członkowie Pokojowego Patrolu otrzymali specjalną zniżkę.

Nieodzownym elementem działań wolontariuszy są również szybkość przekazu informacji i sprawna komunikacja, którą udało się zapewniać za sprawą technologii radiowej od firmy ArtCom oraz przy wykorzystaniu możliwości wysyłki SMS-ów dzięki współpracy z SerweremSMS.

Zachęcamy do korzystania z Bazy Mediów WOŚP i Press Kitu na Prowly, gdzie dostępne są materiały multimedialne - zdjęcia i filmy z Najpiękniejszej Domówki Świata - do wykorzystania przez media. W przypadku publikacji zdjęć, konieczne jest podanie nazwiska autora zdjęcia.

Baza Mediów WOŚP

Press Kit na Prowly