5 scen, 3 dni koncertów, niespełna 1500 warsztatów i spotkań na Akademii Sztuk Przepięknych i aż 750 tysięcy uczestników 25. Pol’and’Rock Festival. Ten ogrom spowodował, że na kilka dni festiwalowa przestrzeń w Kostrzynie nad Odrą stała się trzecim co do wielkości miastem w Polsce, tuż za Krakowem, który liczy „zaledwie” ok. 771 tys. i Warszawą z 1 778 tys. mieszkańców. Zadbanie o bezpieczeństwo tak dużej liczby uczestników, a także o sprawną komunikację, zarówno z festiwalowiczami, jak i kilkoma tysiącami osób zabezpieczającymi wydarzenie, to wyzwanie, przed którym co roku staje organizator.
Od lat wykorzystujemy technologie do podwyższania naszych standardów bezpieczeństwa, monitorowania terenu i usprawniania komunikacji. Przy tej skali wydarzenia, szeroki przepływ informacji w czasie rzeczywistym i szybkość działania są dla nas kluczowe. Wiadomości SMS w komunikacji festiwalowej wykorzystujemy od wielu lat, ale dopiero gdy w 2013 r. nawiązaliśmy współpracę z Serwer SMS mogliśmy w pełni wykorzystać jej potencjał. Dziś jest to narzędzie komunikacji z grupą ponad 5 tys. osób pracującymi aż w 98 grupach zabezpieczających Festiwal. Tylko profesjonalne rozwiązania technologiczne pozwalają na uzyskanie wysokiej sprawności obiegu informacji.
Marcin Garczyński, koordynator wolontariatu Fundacji WOŚP
Z naszych doświadczeń wynika, że konwersja sprawdzania informacji jest dużo większa po wysyłce sms niż po komunikacji jakimkolwiek innym środkiem komunikacji. W tym roku organizacja finałowych działań oraz związana z nią komunikacja z wolontariuszami Pokojowego Patrolu zaczęły się dużo wcześniej. W ten właśnie sposób przypominamy o ważnych terminach, informujemy o zmianach i aktualnościach, czy o nowych publikacjach w wewnętrznym serwisie internetowym przeznaczonym dla naszych ochotników.
Marcin Garczyński, koordynator wolontariatu Fundacji WOŚP
Fot. Fundacja WOŚP
Fot. Fundacja WOŚP
- Informacyjnych – łatwy i szybki przepływ informacji do szerokiej grupy odbiorców jednocześnie w czasie rzeczywistym to podstawa komunikacji.
- Organizacyjnych – przeorganizowania pracy grup w sytuacjach zbiórek, ważnych momentów w czasie Festiwalu, czy różnego rodzaju ćwiczeń usprawniających współprace między grupami.
- Zabezpieczeń – najważniejszym argumentem wykorzystania zbiorczej komunikacji SMSowej przy tej skali wydarzenia jest jej użycie do wszelkiego rodzaju pozoracji przeprowadzanych przed Festiwalem wśród wszystkich służb zabezpieczających wydarzenie.
- Ostrzegawczych – z uwagi na duży i trudny teren oraz często niełatwe warunki atmosferyczne w czasie trwania Festiwalu, prowadzona komunikacja miewa także charakter ostrzegawczy.
- Budowania i podtrzymywania atmosfery wśród wolontariuszy – wolontariusze Pokojowego Patrolu to największa grupa, jaką można spotkać w czasie Festiwalu. Ci zawsze uśmiechnięci, pozytywni ludzie w czerwonych koszulkach są gotowi do pomocy w każdym momencie. Udzielają niezbędnych informacji, porad i wskazówek. Przez cały czas trwania Festiwalu chodzą po polu i patrolują co się na nim dzieje. Wielkogodzinna i wolontariacka praca zasługuje na ich docenienie, dlatego tak waży jest także w tej kwestii stały kontakt, podtrzymujący morale grup patrolowych.
- Komunikacji z festiwalowiczami – dodatkowo dzięki pomocy serwersms.pl uruchomiony został także specjalny numer SMS – 4330, za pomocą którego również festiwalowicze mogli przekazywać swoje wszelkie ogłoszenia i wysyłać do nas wiadomości.
Służby Pol'and'Rock Festival/fot. Michał Kwaśniewski
